A minden év június 23-án megtartott World Anti-SPAM Day jó alkalom arra, hogy ne csak a kéretlen levelekre, hanem a céges levelezés egészségi állapotára is ránézzünk. A spam ma már nem pusztán bosszantó reklám: a céges postafiókokba érkező üzenetek között adathalász próbálkozások, hamis számlák, fertőzött mellékletek, jelszólopási kísérletek és megtévesztő üzleti megkeresések is lehetnek.
Az email továbbra is az egyik legfontosabb üzleti kommunikációs csatorna. Ajánlatkérés, szerződés, számla, ügyfélszolgálati válasz, jelszó-visszaállítás – sok kritikus folyamat indul vagy zárul emailben. Emiatt a levelezés tisztasága közvetlenül érinti az ügyfélkommunikációt, az adatbiztonságot és a cég hitelességét.
Beérkező spam: szűrés és napi rend
A Microsoft 365, a Google Workspace és más korszerű felhőalapú levelezési rendszerek sokat segítenek a beérkező kéretlen levelek kezelésében. Spamszűrés, vírusellenőrzés, karantén, gyanús linkek kezelése, kétlépcsős azonosítás és központi felügyelet is rendelkezésre állhat.
A technikai védelem mellett a napi működés is számít. Legyen világos, ki kezeli az info@, iroda@ vagy ajanlat@ típusú közös címeket. A kilépő munkatársak postafiókjait, az átirányításokat és az automatikus válaszokat rendezett módon kell kezelni. A honlapi űrlapok spamvédelme is ide tartozik, mert egy rosszul védett kapcsolatfelvételi vagy ajánlatkérő űrlap gyorsan megtelhet kéretlen üzenetekkel.
A levelek archiválása és az email alapú automatizálás szintén része lehet a rendezett működésnek: a fontos levelek legyenek visszakereshetők, az ajánlatkérések, hibabejelentések és ügyfélmegkeresések pedig kerüljenek a megfelelő helyre.
Domainvédelem: ne küldjenek spamet a cég nevében
A spam elleni védekezés másik oldala a saját domain védelme. Fontos megakadályozni, hogy illetéktelen rendszerek a cég nevében küldjenek levelet. Ehhez az SPF, DKIM és DMARC beállítások adják az alapot. Ezek a DNS-rekordok segítenek a fogadó levelezőrendszereknek eldönteni, hogy egy levél valóban jogosult forrásból érkezett-e.
Hibás vagy hiányzó beállítások esetén a cég saját levelei könnyebben kerülhetnek spam mappába, a domain megítélése romolhat, és nagyobb tér nyílik a hamisított feladójú leveleknek. Külön figyelmet érdemel a hírlevélküldés, az automatikus rendszerüzenetek és a normál üzleti levelezés elkülönítése.
Saját domain, megfelelő szolgáltató, tiszta beállítások
A saját domaines levelezés professzionálisabb képet ad, de csak rendezett háttérrel működik jól. Egy típusú emailcím bizalmi jelzés az ügyfelek felé. Ennek része a pontos DNS-beállítás, a megfelelő postafiók-struktúra, az átgondolt alias- és átirányításkezelés, a biztonságos jelszóhasználat és a kétlépcsős azonosítás.
A legtöbb kisvállalkozás számára a Microsoft 365 vagy a Google Workspace praktikus és jól üzemeltethető választás. Speciális adatvédelmi igény esetén felmerülhet a Proton Mail is, amely saját domainnel is használható, és nagy hangsúlyt helyez a titkosított levelezésre. A végpontok közti titkosítás érzékeny kommunikációnál hasznos lehet, miközben üzleti környezetben a használhatósági és üzemeltetési szempontokat is mérlegelni kell.
Gyors önellenőrzés
Válaszolj őszintén az alábbi kérdésekre:
- Tudod, hogy a céges domainedhez tartozó SPF, DKIM és DMARC rekordok rendben vannak?
- Biztos vagy benne, hogy illetéktelen rendszer nem tud könnyen a céged nevében emailt küldeni?
- Átlátható, ki kezeli a közös postafiókokat, például az info@ vagy ajanlat@ címeket?
- Rendezett módon kezelitek a kilépő munkatársak postafiókjait és átirányításait?
- A honlapi űrlapokról érkező üzenetek biztosan célba érnek, és megfelelő spamvédelemmel működnek?
Ha a fenti kérdések közül legalább háromra nem egyértelmű igen a válasz, érdemes a levelezési környezetet átnézni.
Segítség céges levelezéshez és saját domainhez
A Teletom Kft. segít saját domaines levelezés, Microsoft 365, Google Workspace vagy más céges emailkörnyezet átnézésében. Ellenőrizni tudjuk az SPF, DKIM, DMARC és MX rekordokat, a postafiókok és átirányítások rendszerét, a honlapi űrlapok levelezési beállításait, valamint a spam elleni alapvédelmet.
Ha szeretnéd biztonságosabbá, átláthatóbbá és megbízhatóbbá tenni a céges email kommunikációt, vedd fel a kapcsolatot a Teletom Kft-vel. Egy rövid állapotfelmérés után pontosabban látható, hol érdemes beavatkozni.
Lóth Tamás
Lépj kapcsolatba velem!
Online konzultáció
Személyre szabott online konzultáció keretében segítek felmérni igényeidet és a lehetséges megoldásokat. Válassz egy számodra megfelelő időpontot az alábbi gombra kattintva, és az időpontfoglaló rendszer automatikusan visszaigazolja a foglalást.
