Tervenia - Rend a digitális működésben
Segítünk rendet teremteni a dokumentumok, hozzáférések, jelszavak, mentések és digitális eszközök világában.
A Tervenia ügyvédi irodák számára kialakított szolgáltatás, amely segít átláthatóbbá és biztonságosabbá tenni a dokumentumok, hozzáférések, jelszavak, mentések, digitális iratátadás és AI-eszközök mindennapi használatát.
Nem teljes informatikai audit, nem ügyviteli rendszer és nem klasszikus rendszergazdai szolgáltatás.
Gyakorlati rendrakás az iroda digitális működésének legfontosabb pontjain.
Miben segít a Tervenia?
A Tervenia azokat a pontokat teszi rendbe, ahol egy kis ügyvédi iroda digitális működése a leggyakrabban sérülékennyé válik:
- dokumentumok és ügyiratok tárolása,
- biztonságos iratátadás e-mail csatolmányok helyett,
- jelszóvagyon-kezelés,
- jogosultságok és hozzáférések rendezése,
- mentés, visszaállítás és mentésvalidálás,
- elektronikus számlák és adminisztratív dokumentumok rendszerezése,
- AI-eszközök biztonságos használatának áttekintése,
- alapvető helyreállítási és működésfolytonossági teendők.
Rend, átláthatóság, működés, egyszerűség: a biztonság ezek következménye.
Ismerős helyzetek?
- Nincs biztos mentés a dokumentumokról?
- Többen használják ugyanazokat a fájlokat?
- Nem átlátható, hová kerülnek a dokumentumok?
- AI eszközöket használnak, de nincs szabályozás?
- Otthonról is dolgoznak?
- Nincs idő informatikai problémákkal foglalkozni?
- Vállalati ügyfelek egyre több biztonsági kérdést tesznek fel?
Az ügyvédi titok ma már nemcsak az iratszekrényben van
Egy ügyvédi iroda fontos adatai ma egyszerre élnek e-mailben, felhőben, helyi gépeken, mobil eszközökön, elektronikus számlákban, megosztott mappákban és egyre gyakrabban AI-eszközök használata során is.
A kérdés nem az, hogy kell-e „nagyvállalati IT-rendszer”.
A kérdés az, hogy az iroda tudja-e:
- hol vannak a dokumentumai,
- ki fér hozzájuk,
- hol vannak a fontos jelszavak,
- hogyan történik az iratok biztonságos átadása,
- visszaállítható-e egy elveszett dokumentum,
- és milyen adat kerülhet AI-rendszerbe.
A Tervenia ezekre ad gyakorlati, ügyvédi környezetre szabott választ.
Ingyenes első konzultáció
Az első, kb. 60 perces egyeztetés során áttekintjük:
- hogyan működik jelenleg az iroda digitális környezete,
- milyen rendszereket és szolgáltatásokat használnak,
- hol lehetnek működési vagy adatbiztonsági kockázatok,
- és mely területek igényelhetnek fejlesztést.
A konzultáció célja egy általános helyzetkép kialakítása, ez nem egy teljes audit, hanem annak áttekintése, hogy mely területeken lehet szükség fejlesztésre vagy további támogatásra. A részletes tervezés, dokumentációkészítés, rendszerbevezetés és üzemeltetés külön szolgáltatás keretében, szerződéskötés után történik.
Miért lehet ez fontos egy ügyvédi iroda számára?
Egyre több vállalati és intézményi ügyfél vár el alapvető információbiztonsági és adatkezelési kontrollokat külső partnereitől és beszállítóitól is.
Egy ügyvédi iroda esetében ez jelentheti többek között:
- biztonságos dokumentumkezelést,
- megfelelő mentési rendszert,
- adatkezelői, adatfeldolgozói szerződések meglétét és az azoknak megfelelő működést,
- kontrollált AI használatot,
- digitális hitelesítési lehetőségeket,
- valamint alapvető működési és adatvédelmi szabályozottságot.
A legtöbb kis ügyvédi iroda számára nem a kötelező audit a valódi kérdés, hanem az, hogy digitális működésük mennyire biztonságos, átlátható és ügyféloldalról elfogadható.
Gyakran ismételt kérdések
Mi a Tervenia?
A Tervenia egy ügyvédi irodák számára kialakított szolgáltatás, amely segít rendet teremteni a dokumentumok, hozzáférések, jelszavak, mentések, digitális eszközök és AI-használat világában.
A Tervenia segít rendet teremteni a kis irodák digitális működésében.
Nem ügyviteli szoftver (nem helyettesíti a Jogtárt vagy a különböző praxiskezelő rendszereket), és nem klasszikus rendszergazdai szolgáltatás. Célja, hogy a mindennapi digitális működés átláthatóbbá, biztonságosabbá és könnyebben kezelhetővé váljon.
Kinek ajánlott a Tervenia?
Elsősorban:
- egyéni ügyvédeknek,
- 2–10 fős ügyvédi irodáknak,
- olyan praxisoknak, ahol nincs saját informatikus,
- illetve azoknak, akik szeretnék rendezettebbé tenni digitális működésüket.
Miért lehet szüksége egy ügyvédi irodának ilyen szolgáltatásra?
Az ügyvédi iroda működésének egyre nagyobb része digitális:
- elektronikus dokumentumok,
- e-mail,
- Microsoft 365,
- elektronikus aláírás,
- AI-eszközök,
- felhőalapú tárolás,
- távoli munkavégzés.
Ezek biztonságos és átlátható használata ma már legalább olyan fontos, mint a papíralapú iratkezelés.
Mit tartalmaz az első, díjmentes konzultáció?
Körülbelül egyórás személyes vagy online beszélgetést a legkritikusabb pontok azonosítására.
Áttekintjük többek között:
- dokumentumtárolás,
- hozzáférések,
- jelszókezelés,
- mentések,
- AI használata,
- biztonságos iratátadás,
- elektronikus aláírási környezet.
A konzultáció végén közösen meghatározzuk a legfontosabb fejlesztési területeket.
Mi történik az első konzultáció után?
Ha úgy látjuk, hogy a Tervenia valóban segítséget jelenthet, írásos ajánlat készül.
A részletes tervezés, beállítás, dokumentációkészítés és támogatás minden esetben külön szerződés és számla alapján történik.
A Tervenia teljes informatikai audit?
Nem.
A Tervenia nem helyettesíti a teljes informatikai vagy információbiztonsági auditot.
Egy gyakorlati áttekintést ad arról, hogy az ügyvédi iroda digitális működésének mely területei igényelnek fejlesztést.
Ugyanakkor kiváló és szükséges első lépésként szolgál ahhoz, hogy magabiztosan és felkészülten válaszolhass a vállalati ügyfeleid által küldött információbiztonsági kérdőívekre.
Mi az a jelszóvagyon-kezelés?
Egy ügyvédi iroda működése számos online szolgáltatástól függ.
Microsoft 365, Cégkapu, Ügyfélkapu+, NAV, banki felületek, tárhely, domain, elektronikus aláírás, bizalmi szolgáltatók.
A Tervenia segít ezek hozzáféréseinek rendezésében, biztonságos nyilvántartásában és átadhatóságában.
Mit jelent a biztonságos iratátadás?
Sok iroda ma is e-mail csatolmányokkal vagy nyilvános fájlküldő szolgáltatásokkal továbbít nagy méretű vagy érzékeny dokumentumokat.
A Tervenia olyan megoldásokat javasol, amelyek ellenőrzött hozzáférést, naplózhatóságot és biztonságosabb dokumentummegosztást tesznek lehetővé.
Miért fontos a dokumentumtár megfelelő kialakítása?
A dokumentumok nem csak adatok egyszerű tárolására szolgálnak.
Fontos, hogy:
- könnyen visszakereshetők legyenek,
- megfelelő jogosultságok védjék őket,
- verzióik nyomon követhetők legyenek,
- archiválhatók legyenek,
- biztonsági mentés készüljön róluk.
Miért foglalkozik a Tervenia elektronikus számlákkal is?
Egy ügyvédi iroda működéséhez számos elektronikus dokumentum kapcsolódik.
Például:
- közműszámlák,
- Microsoft előfizetések,
- tárhelyszolgáltatás,
- domain,
- licencek,
- biztosítások.
Ezek rendezett tárolása nemcsak kényelmesebb, hanem jogszabályi megőrzési kötelezettségek teljesítését is támogatja.
Miért fontos a GDPR szerinti különleges személyes adatok védelme?
Az ügyvédi gyakorlatban gyakran fordulnak elő különleges személyes adatok.
Például:
- egészségügyi dokumentumok,
- családjogi iratok,
- munkavállalói dokumentáció,
- büntetőeljárások anyagai.
A Tervenia segít olyan dokumentumkezelési és hozzáférési rend kialakításában, amely ezek biztonságos kezelését támogatja.
Mit jelent a mentések validálása?
Sok szervezet rendelkezik biztonsági mentéssel.
A valódi kérdés azonban az, hogy egy elveszett dokumentum vagy meghibásodott rendszer esetén a mentés valóban visszaállítható-e.
A Tervenia nemcsak a mentések meglétét, hanem azok használhatóságát is áttekinti.
Mit jelent a DRP és a BCP a Tervenia esetében?
Nem nagyvállalati dokumentációt.
Egyszerű, gyakorlati működési terveket.
Például:
- mi történik géphiba esetén,
- hogyan állíthatók vissza az adatok,
- ki fér hozzá a fontos rendszerekhez,
- hogyan folytatható a munka váratlan esemény után.
Használhatok mesterséges intelligenciát ügyvédi munkára?
Természetesen igen.
A kérdés inkább az, hogyan.
A Tervenia áttekinti:
- milyen AI-eszközöket használ az iroda,
- milyen dokumentumok kerülhetnek ezekbe,
- hogyan csökkenthetők az adatvédelmi és titoktartási kockázatok.
Foglalkozik a Tervenia elektronikus aláírással is?
Igen.
Nem maga a bizalmi szolgáltatás része, hanem annak informatikai környezete.
Segítünk abban, hogy a dokumentumkezelés, archiválás és hozzáférések megfelelően illeszkedjenek az elektronikus aláírási folyamatokhoz, különös tekintettel a kamarai igazolványok és az e-szignó szoftverek (pl. e-Szignó) biztonságos és stabil használatára.
A Tervenia kiváltja a rendszergazdát?
Nem.
A Tervenia nem informatikai üzemeltetés.
Szükség esetén együttműködik a meglévő informatikussal vagy szolgáltatóval, és segít a digitális működés rendezésében.
Mennyi idő alatt valósítható meg?
Ez mindig az iroda méretétől és jelenlegi állapotától függ.
Vannak olyan fejlesztések, amelyek néhány óra alatt elvégezhetők, míg összetettebb dokumentumtár vagy hozzáférés-kezelési feladatok több lépésben valósulnak meg.
Miért más a Tervenia?
Mert nem egyetlen technológiára vagy termékre épül.
A Tervenia egységes szemléletben foglalkozik:
- dokumentumokkal,
- hozzáférésekkel,
- jelszóvagyonnal,
- biztonságos iratátadással,
- mentésekkel,
- elektronikus aláírási környezettel,
- AI használatával,
és ezeket az ügyvédi irodák mindennapi működéséhez igazítja.
Nem találta meg a választ?
Beszéljük át egy díjmentes első konzultáció során, hogy a Tervenia milyen segítséget nyújthat az ügyvédi irodádnak.
Mit tartalmaz a Tervenia első bevezetési csomagja?
Az alábbi elemek közül az első konzultáció során áttekintjük, mire van valóban szükség és melyek a legkritikusabb pontok a működés során. A részletes bevezetés, beállítás és dokumentáció minden esetben külön ajánlat és megállapodás alapján történik.
📁 Dokumentumtár és ügyirat-rendszerezés
Áttekintjük, hol és hogyan tárolja az iroda a dokumentumait, majd javaslatot adunk átláthatóbb mappastruktúrára, elnevezési rendre, jogosultságokra és archiválási logikára.
Ide tartozhatnak az ügyiratok, szerződések, szakvélemények, elektronikus számlák, közműszámlák, licencek és egyéb adminisztratív dokumentumok is.
🔐 Biztonságos iratátadás
Segítünk kialakítani az e-mail csatolmányok és nyilvános fájlküldők helyett alkalmazható biztonságosabb dokumentumátadási gyakorlatot.
Különösen fontos lehet nagy méretű iratok, videók, hanganyagok, szakértői anyagok vagy GDPR szerint különleges személyes adatokat tartalmazó dokumentumok esetén.
🔑 Jelszóvagyon-kezelés
Felmérjük, hol vannak az iroda fontos digitális hozzáférései, ki ismeri a jelszavakat, van-e központi jelszókezelés, és mi történik, ha egy munkatárs távozik vagy egy hozzáférés elveszik.
A cél a jelszóvagyon rendezése, biztonságosabb kezelése és átadhatósága.
🛡️ Hozzáférés-kezelés és MFA
Áttekintjük a Microsoft 365, Google Workspace, tárhely, domain, Cégkapu, Ügyfélkapu+ és más fontos rendszerek hozzáféréseit. Javaslatot adunk a kétlépcsős azonosítás, szerepkörök és jogosultságok rendezésére, beleértve a hivatalos kapcsolattartási csatornák (ÁNYK, iForm, e-Papír, SZÜF) hozzáféréseit, beállításait és mentési pontjait is.
☁️ Mentés, visszaállítás és validálás
Nemcsak azt nézzük meg, van-e mentés, hanem azt is, hogy az visszaállítható-e.
A Tervenia része lehet a mentési rend áttekintése, visszaállítási próba, mentési naplók ellenőrzése és a kritikus dokumentumok védelmének kialakítása.
🤖 AI-használati gyorsfelmérés
Áttekintjük, használnak-e AI-eszközöket az irodai munkában, és ha igen, milyen típusú feladatokra.
Megnézzük, hol lehet kockázat az ügyvédi titok, az ügyféladatok vagy a bizalmas dokumentumok szempontjából. Igény esetén külön szolgáltatásként segítünk a biztonságos AI-használati szabályok és működési keretek kialakításában.
🖨️ Papíralapú dokumentumok digitalizálási rendje
Nem teljes iktatási vagy ügyviteli rendszert vezetünk be, hanem segítünk a szkennelt dokumentumok ésszerű tárolásában, elnevezésében, visszakereshetőségében és dokumentumtárba illesztésében.
🧭 Üzletmenet-folytonossági alapok ügyvédnyelven
Áttekintjük, mi történik, ha kiesik az internet, meghibásodik egy gép, nem elérhető egy fontos dokumentum, vagy a kulcsszereplő átmenetileg nem tud dolgozni.
A cél nem nagyvállalati BCP-dokumentáció (Business Continuity Plan), hanem egyszerű, követhető működési vészforgatókönyv.
♻️ Helyreállítási alapok
Segítünk meghatározni, mi a teendő adatvesztés, géphiba, zsarolóvírus-gyanú vagy hozzáférési probléma esetén.
Ez a DRP (Disaster Recovery Plan) gyakorlati, kis irodára szabott változata.
✍️ Digitális hitelesítési folyamatok előkészítése
A Tervenia nem helyettesíti a bizalmi szolgáltatót, de segít olyan dokumentumkezelési környezetet kialakítani, amely illeszkedhet az elektronikus aláírás, időbélyegzés és archiválás folyamataihoz. Segítünk átláthatóvá tenni a kamarai chipes igazolványok (smart card), kártyaolvasó szoftverek és digitális aláíró kulcsok biztonságos kezelését az irodában, szem előtt tartva a Magyar Ügyvédi Kamara (MÜK) vonatkozó szabályzatait is.
Kinek ajánlott a Tervenia?
A Tervenia elsősorban olyan egyéni ügyvédeknek és kis ügyvédi irodáknak készült, amelyek:
- sok érzékeny vagy bizalmas dokumentummal dolgoznak,
- több helyen tárolják az irataikat,
- e-mailben vagy alkalmi fájlküldőkkel továbbítanak nagyobb anyagokat,
- nem biztosak abban, hogy a mentéseik valóban visszaállíthatók,
- nem rendelkeznek rendezett jelszó- és hozzáféréskezeléssel,
- használnak vagy használni szeretnének AI-eszközöket,
- vállalati ügyfeleknek dolgoznak, ahol elvárás lehet a rendezett digitális működés,
- nem szeretnének saját IT-részleget fenntartani.
Meghívásos bevezetési időszak
A Tervenia jelenleg korlátozott körben, meghívásos alapon érhető el.
Az első konzultáció és digitális működési felmérés díjmentes. Ennek célja egy őszinte szakmai párbeszéd és annak feltérképezése, hogy az iroda dokumentumkezelése, hozzáférései, mentései, AI-használata és digitális eszközei mely pontokon igényelhetnek fejlesztést.
A részletes tervezés, beállítás, dokumentációkészítés, rendszerbevezetés és tartós támogatás külön ajánlat, szerződés és számlázás alapján történik.
A bevezetési időszakban különösen fontosak a gyakorlati ügyvédi visszajelzések, mert ezek alapján finomítjuk tovább a szolgáltatást.
Hogyan történik az együttműködés?
1. Díjmentes első konzultáció
Körülbelül 60 percben áttekintjük az iroda jelenlegi működését: dokumentumok, hozzáférések, jelszavak, mentések, iratátadás, AI-használat és alapvető digitális kockázatok.
2. Rövid állapotkép és prioritások
Megmutatjuk, mely területek igényelhetnek először figyelmet. Ez nem teljes audit, hanem gyakorlati helyzetkép.
3. Egyedi ajánlat
Ha van értelme a közös munkának, írásos ajánlat készül a szükséges szolgáltatási elemekre.
4. Szerződéses bevezetés
A fizetős szolgáltatások szerződés és számla alapján történnek.
5. Tartós támogatás
Igény esetén a Tervenia nem egyszeri beállítás, hanem hosszabb távú együttműködés: felülvizsgálat, mentésellenőrzés, hozzáféréskezelés, új kollégák beléptetése, AI-használati keretek frissítése.
Mit nem jelent a Tervenia?
A Tervenia nem ügyviteli szoftver, nem teljes iktatórendszer, nem NIS2-audit, nem ISO27001-felkészítés és nem klasszikus rendszergazdai szolgáltatás.
A cél az ügyvédi iroda informatikai és dokumentumkezelési környezetének gyakorlati rendezése: dokumentumok, hozzáférések, jelszavak, mentések, iratátadás, AI-használat és alapvető helyreállítási folyamatok.
Kérj díjmentes első konzultációt
Ha szeretnéd áttekinteni, mennyire rendezett az irodád dokumentumkezelése, hozzáféréskezelése, mentése, AI-használata és biztonságos iratátadási gyakorlata, foglalj időpontot egy díjmentes első konzultációra.
Az első beszélgetés nem jár kötelezettséggel.
A cél annak eldöntése, hogy van-e olyan terület, ahol a Tervenia érdemben segíteni tud.
Nézzük meg együtt, hogyan lehet egyszerűbb a digitális működésed!
Online konzultáció
Személyre szabott online konzultáció keretében segítek felmérni igényeidet és a lehetséges megoldásokat. Válassz egy számodra megfelelő időpontot az alábbi gombra kattintva, és az időpontfoglaló rendszer automatikusan visszaigazolja a foglalást.